Jobtura bietet viele Möglichkeiten der Automatisierung von Aufgaben, um den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Mit den geplanten Aufgaben lassen sich viele Szenarien abdecken und diese werden fortlaufend erweitert.

So können Sie z. B. den zuständigen Sachbearbeitern automatisch eine E-Mail mit ablaufenden Angeboten zur Nachakquise zukommen lassen, damit diese zeitnah abgearbeitet werden.

Einige Einstellungen müssen zuvor einmalig getroffen werden, damit der Arbeitsablauf wie gewünscht funktioniert.

In den Optionen -> Einstellungen -> Geplante Aufgaben müssen die SMTP E-Mail Server Angaben festgelegt werden, mit denen der Emailversand erfolgen soll.

Der Jobtura-Benutzer muss das Recht haben, eine geplante Aufgabe ausführen zu dürfen.

Auch muss dem Jobtura Benutzer eine Region zugewiesen werden, da die geplante Aufgabe in Kombination mit der Angabe im Vorgang, anhand dessen die Empfänger auswählt. Die Angabe der Region wird im Benutzer auf dem Reiter Allgemein durchgeführt.

Damit eine Angebotserinnerung eines Vorgangs berücksichtigt wird, muss das Erinnerungsdatum „Erinnerung am“ und die „Region“ gesetzt sein. Wird das Erinnerungsdatum erreicht bzw. Überschritten, so wird dieser Vorgang bei der Erinnerung einbezogen und an die Personen der zugeordneten Region zugeschickt.

Natürlich muss die geplante Aufgabe erstellt worden und aktiv sein. Dies wird auf dem Reiter „Geplante Aufgabe“ (Menü: Ansicht -> Geplante Aufgabe) durch Klick auf die Schaltfläche „Neu“ erreicht. Konfiguriert werden muss dort nur noch das die Aufgabe „Aktiviert“ ist, der Name für die Aufgabe muss festgelegt werden, die „Aufgabe“ „Angebotserinnerungen nach Region versenden“ eingestellt werden, so wie, anhand des „Ausführungsplans“ wann die Aufgabe ausgeführt werden soll.

In diesem Beispiel wird jeden Montag um 8:15 Uhr geschaut, welche Angebote fällig oder überschritten sind und für diese wird dann eine E-Mail an den Sachbearbeiter herausgeschickt, in dem die Angebote aufgeführt sind.